Tendances

Télétravail : outils, technologies et tendances de pratiques en startup

30 mars 2021

Note d
EuraTech

EuraTechnologies produit tout au long de l’année des notes d’étonnement pour la Métropole Européenne de Lille (MEL) autour des tendances technologiques et d’usage en entreprise . Profitez de ces contenus publiés sur notre blog et de leur version téléchargeable complète dans la suite de l’article. Pour ce premier trimestre 2021, notre pôle Étude & Veille vous partage sa note d’étonnement sur le télétravail. Bonne lecture ! 

 

La loi d’urgence pour faire face à l’épidémie du COVID-19 du 24 mars 2020 précise les nouvelles mesures qui encadrent la pratique du télétravail dans les entreprises et notamment sa généralisation au plus grand nombre Un défi de taille pour l’organisation des entreprises françaises dans lesquelles la pratique était encore peu répandue jusqu’au début de la crise sanitaire… Voire au-delà.

Que nous apprend la pandémie des nouveaux modes de travail imposés et de l’acceptation de ces mesures par les dirigeants et leurs collaborateurs ?

Le télétravail en bref

  • 86 % des télétravailleurs souhaitent poursuivre le télétravail dit « hybride » (effectué entre le domicile et le bureau) à raison de 2 jours / semaine en moyenne.
  • Les nouvelles technologies favorisent l’émergence de nouveaux usages et l’essor de la digital workplace* au cœur des entreprises privées et publiques.*solutions numériques qui permettent l’aménagement du travail à distance
  • Ces nouveaux usages sont clairement identifiés par les dirigeant.es d’entreprise qui redoublent d’effort pour déployer des solutions adaptées à ce marché en plein essor.
  • En parallèle, les infrastructures qui hébergent des bureaux se réinventent pour proposer à leurs occupants un environnement de travail et une offre de services en accord avec leurs pratiques et attentes.
  • Contrairement aux idées reçues, le télétravail est un levier pour la productivité !
  • Un accompagnement humain et un bon management sont nécessaires pour développer la culture numérique des entreprises.
  • La mobilité des salariés est au cœur de nouvelles réflexions au sein des entreprises et pourrait favoriser la revanche des villes moyennes sur les grands centres urbains

Le champ d’application du télétravail

Un premier accord-Cadre Européen en 2002 a défini les règles d’application du télétravail et en donne la présente définition: « Le télétravail est une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l’information, dans le cadre d’un contrat ou d’une relation d’emploi, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière. »

L’accord-cadre pose le cadre légal du télétravail :

  • Le caractère volontaire du télétravail
  • Les conditions d’emploi des télétravailleurs
  • La protection des données
  • Le domaine de la vie privée
  • Les équipements nécessaires à l’exercice du télétravail
  • Les conditions requises en matière de santé au travail
  • L’organisation du temps de travail
  • La formation des télétravailleurs
  • Les droits collectifs des télétravailleurs

Base du cadre règlementaire sur le télétravail, cet accord-cadre européen sera décliné en Accord National le 19 juillet 2005, puis rendu obligatoire dans la plupart des entreprises par l’Arrêté d’extension du 30 mai 2006 et repris dans le Code du Travail en 2012 comme suit : 

« Sans préjudice de l’application, s’il y a lieu, des dispositions du présent code protégeant les travailleurs à domicile, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »

Source : Article L1222-9 du Code du Travail. 

 

Le télétravail : quelles pratiques ?

Les pratiques en matière de télétravail diffèrent fortement selon les profils des salariés. Une étude réalisée par le cabinet de conseil en immobilier d’entreprise JLL recense 4 profils-type : 

  • Les travailleurs traditionnels : « Une fois la crise passée, tout peut revenir à la normale… »
    Ils sont 35 % à vouloir travailler à 100 % sur leur lieu de travail.
  • Les addicts du bien-être : « Mon bien-être et mon équilibre de vie sont mes priorités. »
    Ils sont 22 % à vouloir travailler 3 à 4 jours par semaine en télétravail.
  • Les fans du bureau : « J’ai besoin de vivre une expérience de travail exceptionnelle. »
    Ils sont 37 % à vouloir travailler 1 à 2 jours par semaine en télétravail.
  • Les télétravailleurs libérés : « Déjà très flexible, la crise me donne l’opportunité de l’être encore plus. »
    Ils sont 6 % à vouloir travailler à 100 % à distance.

 

Les facteurs d’émergence du télétravail

Les facteurs qui sous-tendent l’émergence et la progression du télétravail sont nombreux :

La transition numérique : essor d’Internet et des TIC (technologies de l’information et de la communication), développement des devices mobiles et interfaces centrées utilisateurs.

La transition environnementale : visibilisation des services rendus par la biodiversité, prise de conscience du poids de l’empreinte carbone.

La mondialisation : intensification des échanges et de la mobilité, mise en concurrence des salariés à travers le monde, internationalisation des profils.

La crise économique : chômage endémique, salaires plafonnés, territoires sinistrés, instabilité du marché du travail.

La crise sanitaire : impacts sur l’ensemble de la chaîne de valeur, impacts sur l’organisation, bouleversement des rythmes de vie.

L’accélération des temps de vie : accélération des rythmes de vie, des modes de déplacement et des outils de traitement en temps réel.

La valorisation du temps personnel : généralisation des congés payés, valorisation du temps personnel.

La nouvelle organisation des moyens de production : industrie 4.0, recours à l’IA (intelligence artificielle) et à la robotique, essor à venir de la télé-production.

La crise générationnelle : nécessité de trouver du sens à son travail, développement du travail indépendant, clash entre les générations et crise du management.

La transformation des métiers : disparition programmée de 60 % des métiers traditionnels d’ici 2050, formation tout au long de la vie, tertiarisation de l’emploi.

Chiffres clé

Imposée par la crise sanitaire, l’expérience du télétravail généralisé a permis la récolte de données sur le phénomène. Parmi les gains identifiés par l’Institut Sapiens dans sa note parue en mars 2020, on relève notamment :

  • + 9 points de PIB sauvegardés en 2020
  • 60 milliards de gains de productivité par an
  • 22 % de hausse de la productivité chez les salariés
  • 2,3 millions de tonnes de CO² en moins sur un an
  • 200 euros de gain en pouvoir d’achat minimum par actif
  • 100h de gain de temps de loisir par an

Le Baromètre annuel Télétravail 2021 (Malakoff-Humanis) offre un aperçu de la perception du télétravail par les salariés :

  • 1/3 des salariés sont en télétravail à temps complet ou partiel en fin 2020
  • Le nombre idéal de jours télétravaillés s’élève à 2 jours 
  • Le niveau de satisfaction des télétravailleurs obtient la note de 7,2/10 
  • 86 % des télétravailleurs souhaitent poursuivre le télétravail 

Parmi les bénéfices associés au télétravail, les télétravailleurs mettent en avant :

  • Le gain d’autonomie (83 %)
  • Les économies financières réalisées (80 %)
  • L’équilibre vie professionnelle – vie personnelle (78 %)

56 % des télétravailleurs estiment cependant se sentir plus engagés lorsqu’ils travaillent sur site et 59 % des salariés ont déclaré aller au bureau pour partager un moment de convivialité entre collègues et rencontrer les membres de leur équipe.

Les technologies élargissent les futurs possibles du télétravail

Ce panorama des tendances technologiques extrait du Tech Trends 2021 du cabinet Deloitte offre une vision d’ensemble des technologies des dix dernières années et plus récentes qui peuvent participent à la diversification des modes de télétravail.

 

TechTrends2021 Deloitte

 

10 tendances soutenues par l’essor du télétravail

  1. Les devices mobiles et hardwares légers : avec l’expérience du distanciel et du télétravail hybride, l’équipement des télétravailleurs se transforme, vers plus de mobilité, avec des équipements personnalisables à l’envi et accessibles à la demande.Exemple de startups : Slean – Fleet – Orosound – Flexlab – Phoneside
  2. Les outils collaboratifs : nombreux sont les collaborateurs qui, bien que favorables au télétravail, regrettent la perte de qualité des expériences de travail en équipe et la fluidité de la collaboration en présentiel. Un marché gigantesque que nombre d’entreprises viennent adresser.Ex : Ubikey – Comeet – Klaxoon – Eloops – Beekast – Randomcoffee
  3. Les outils reproduisant le présentiel : le secteur événementiel a fait les frais du distanciel. Et avec lui ont été perdues toutes les occasions de networking. Certaines entreprises tentent de reproduire l’expérience du présentiel en rivalisant d’ingéniosité  grâce à la réalité virtuelle, la modélisation 3D et les hologrammes.Ex : Sparkup – Caast – GoTouch VR – Sidekick – Aubot – TeamFlow
  4. Les outils de formation au numérique : L’illectronisme (formulation pour parler d’exclusion du numérique) est une problématique dans le cadre de l’organisation imposée du télétravail. La mise en place de nouveaux outils pour le travail à distance nécessite de former les équipes mais également une mise à niveau spécifique pour les salariés les moins à l’aise avec la culture numérique, au risque de les voir décrocher.Ex : Numericoach – BeeWee
  5. Les outils de gestion des problèmes techniques : La nécessité d’un support technique à la demande se fait également plus prégnante dès lors que les employés dépendent de l’infrastructure IT pour le maintien à distance de leur activité.Ex : Sightcall
  6. Les outils de suivi de la performance à distance : La distance rend le suivi des objectifs plus complexe. À ce titre, des solutions de surveillance des salariés sont déployées dans certains pays anglo-saxons. En France, la loi Informatique et Libertés de la CNIL et le RGPD (Règlement Général pour la protection de la donnée) fixent juridiquement parlant et protègent tout ce qui a trait à la vie privée et aux droits de l’internaute, particulier ou professionnel, dans le cadre de son travail.Ex : GetApp – Hubstaff
  7. Les outils de cybersécurité et de protection des données : Les acteurs de la cybersécurité et de la protection des données disposent de technologies matures et d’un vaste marché à conquérir, ceci encouragé par le travail à distance des collaborateurs, voire leur internationalisation.Ex : Allistic – Cryptr – Pydio
  8. La question de la sobriété des outils numériques : La question relative aux dépenses énergétiques liées à nos usages en matière de numérique prend de l’ampleur. Au-delà de la nécessité d’une acculturation aux bonnes pratiques, nos modes de consommations sont à repenser. L’émergence d’acteurs capables de développer des devices « low  tech » et des plateformes peu énergivores accompagne le développement de cette tendance, aujourd’hui surtout plébiscitée par les associations et acteurs du secteur public.Ex : Greenspector – Commown
  9. Les outils centrés autour de l’expérience-utilisateur : L’expérience-collaborateur est devenue l’un des facteurs de différenciation pour la marque-employeur et rend nécessaire la bonne compréhension des pratiques et usages des salariés et leurs attentes. Ceci pour adapter au plus près les outils de demain.
  10. Bureaux et bâtimens « as a service » : Désertés pendant la crise sanitaires, les espaces de travail et bureaux ont dû être réinventés. Une transformation nécessaire dans un contexte où le taux d’occupation des actifs de bureau est appelé à diminuer dans les années à venir.Ex : Jooxter – LaClique Co-Living – Flydesk – Now Connected – Cowork.io – Beewake

 

De la numérisation du poste de travail à la digital workplace

Pratiquer une activité salariée hors des murs de l’entreprise remet nécessairement en question l’environnement de travail. Les solutions intégrées basées sur le cloud – dont les plus utilisées en entreprise sont les suites Office 365 et G-Suite – continuent d’être déployées. Elles offrent un accès en temps réel, depuis n’importe quel device, aux informations et documents de travail et intègrent des outils de communication entre collaborateurs. 

En parallèle des services rendus par ces solutions, les outils de communication disposant d’interfaces favorisant les interactions comme dans un réseau social de type Slack, Workplace, Yammer…explosent. Les solutions de visio-conférence sont également très prisées – notamment avec des interlocuteurs externes – et lorsqu’elles favorisent les rencontres en grand nombre et les interactions via un tchat.

Selon des données récoltées par App Annie, entre 2019 et 2020, Zoom a été 22 fois plus téléchargé qu’en temps normal, Microsoft Teams 16 fois plus et Google Hangouts 23 fois plus. Enfin, les outils de suivi des tâches et de gestion de projet en mode collaboratif se déploient massivement : Trello, Asana, Smartsheet et tant d’autres deviennent des incontournables.

Au-delà de la numérisation à marche forcée qui intervient dans le prolongement de la crise récente, la tendance est plus profonde et questionne nombre d’entreprises et institutions autour de la nécessité d’une stratégie numérique globale et surtout centralisée. Un défi qui s’illustre à-travers l’engouement pour la « Digital Workplace » qui vise, selon la définition proposée par le cabinet Deloitte, à « unifier les technologies utilisées, l’e-mail, la messagerie instantanée et les médias sociaux d’entreprises jusqu’aux applications RH et outils de réunion virtuelles (…) et met en cohérence l’ensemble de ces moyens de communication, transforme l’expérience-collaborateur et favorise efficacité et innovation collaborative. »

Le lieu de travail : entre dispersion spatiale et réinvention

Avec l’essor du télétravail, les lieux de travail se démultiplient : domicile, espaces d’entreprises déportés, tiers-lieux ou encore lieux de transit et transports pour les plus nomades… L’offre ne cesse d’être réinventée au gré des usages. En conséquence, il devient nécessaire de repenser le modèle économique des bureaux traditionnels, désormais moins occupés.

Parmi les tendances émergentes, on trouve celle du flex office et des espaces pluri-usages qui ont l’avantage de réduire les coûts d’occupation et/ou de maintenance et de réallouer les espaces individuels sous-utilisés vers des espaces collectifs. Et donc, in fine, d’améliorer l’expérience du collaborateur.

A noter que ces expérimentations demeurent encore timides chez les employeurs, comme le souligne l’étude produite par le cabinet de conseil Génie des lieux, qui indique que seules 33 % des entreprises ont amorcé une réflexion sur l’adaptation des espaces, lorsque 39 % d’entre elles ne se sont pas encore saisi du sujet. Une question pourtant cruciale à l’heure où, selon une autre étude publiée par la société de conseil en immobilier d’entreprise JLL, 94 % des salariés souhaitent tout de même continuer à venir au bureau quelques jours ou la totalité de la semaine. 70 % d’entre eux déclarent ainsi que le bureau est l’endroit idéal pour socialiser, manager et collaborer.

Ainsi, le bureau de demain devra se concentrer sur une offre de services variés et indispensables : restauration premium, services de bien-être et de santé, services de sport, offre culturelle, conciergerie et services administratifs.

En bref, pour motiver le retour des salariés sur site, les entreprises doivent avoir à offrir une expérience d’entreprise augmentée et agile, favorisant le collaboratif tout autant que le bien-être individuel.

Les mobilités domicile-travail : le grand bouleversement

Parmi les lieux les plus plébiscités pour le télétravail, le domicile occupe une place de premier plan. Le télétravail favorise la diminution des trajets de l’employé vers son lieu de travail. D’après l’Ipsos, en France, 75 % des trajets domicile-travail sont effectués en voiture – exception faite de Paris où les transports en commun restent le moyen de transport privilégié. Cette tendance participe à la diminution des dépenses énergétiques liées aux mobilités. Elle est également l’un des leviers de la qualité de vie des employés qui estiment que les déplacements quotidiens sont une perte de temps et un facteur de stress. 

Deux arguments de poids qui pourraient faire du télétravail hybride un facteur de transformation des infrastructures dédiées à la mobilité. Ainsi, les constructeurs automobile qui tentent depuis plusieurs années d’ouvrir le marché du véhicule autonome ont rapidement identifié le potentiel de leur marché : offrir un espace versatile de rencontre entre la maison et le lieu de travail, devenant tour à tour espace de réunion et de travail ambulant ou extension de la pièce à vivre.

Même élan chez les opérateurs de mobilités et de l’aménagement qui ont initié une réflexion sur la pertinence d’intégrer des espaces de travail au sein des grands hubs de mobilité. Voire même de favoriser l’émergence des hubs de télétravail au cœur des zones péri-urbaines dont l’activité s’est peu à peu restreinte au profit des grands centres urbains et qui, avec la flexibilité qu’offre le télétravail, semblent connaître un retour en grâce.

Un pari pas si fou, à l’heure où l’expérience du premier confinement a contribué au développement de « zoom towns » et à un exode massif des français métropolitains hors de Paris. Une tendance de fond qui devrait se développer à l’avenir mais qui n’escamote pas les potentielles dérives parmi lesquelles figure la délocalisation possible de certains emplois qualifiés.

La nécessaire mue des organisations et de la culture d’entreprise

Dans son Baromètre annuel Télétravail 2021, Malakoff-Humanis souligne que 40 % des managers déclarent avoir rencontré des difficultés lors de la mise en place du télétravail. Parmi les adaptations les plus difficiles, 31 % ont eu des difficultés à repenser la manière de maintenir des liens collectifs et 30 % pour  faire évoluer en profondeur les modalités d’organisation du travail dans l’entreprise.

Des retours d’expérience sans équivoque qui soulignent la nécessaire refonte de la culture d’entreprise au sein des organisations, alors même que la culture managériale dite « à la française » est profondément marquée par le présentéisme et la validation du travail par le contrôle du temps passé sur site. Dans un même temps, les modèles d’organisation des entreprises évoluent eux-aussi : le télétravail qui s’appuie sur l’essor des TIC devient une opportunité pour le déploiement du travail distribué et virtuel en favorisant de nouvelles pratiques. Parmi elles, la collaboration et le partage de la connaissance.

C’est dans ce contexte qu’émergent les réflexions autour de l’évolution du système managérial. L’objectif ? Développer l’autonomie des salariés et le partage d’informations entre les membres d’une même équipe. Avec l’éclatement des espaces de travail, les managers sont appelés à revoir leurs méthodes de gestion du travail pour favoriser la bonne organisation du travail et l’atteinte des objectifs, tout en favorisant le bien-être des membres de leur équipe dans un contexte où déjà 26 % des télétravailleurs estiment que le télétravail a eu un impact sur leur santé psychologique notamment en favorisant leur isolement. 

 

Retours d’expérience

Selon leur secteur d’activité, le nombre de leurs salariés ou encore leur culture d’entreprise, les retours d’expérience des entreprises qui se sont essayées au  télétravail varient.

MySofie : le choix du full remote dès la création de la startup 

« La startup dont le siège est basé à Bordeaux est satisfaite de ce modèle mais insiste sur l’importance de mettre en place des visio-conférences quotidiennes. Une semaine d’immersion totale est par ailleurs prévue tous les trois mois. »

PSA : le télétravail généralisé à toutes les fonctions qui peuvent le pratiquer. 

« Le constructeur automobile a décidé que le travail à distance serait désormais la norme pour les 40 000 salariés dans le monde qui ne travaillent pas dans ses usines. L’objectif est de ramener à un jour et demi par semaine en moyenne la présence sur site des collaborateurs et de déployer le flex office. »

Novartis : la mise en place d’un télétravail as a service pour les salariés qui le souhaitent. 

« Le groupe pharmaceutique opère sa révolution managériale en laissant le choix à ses collaborateurs de télétravailler à n’importe quel moment, partiellement ou non et de n’importe quel endroit. Le tout en informant simplement son manager. »

OpenClassrooms : le télétravail libéré de n’importe où dans le monde. 

« Les 300 employés d’OpenClassrooms peuvent désormais exercer leurs fonctions d’où ils le souhaitent en Europe, au Royaume-Uni ou aux États-Unis. »

Les impacts

  • Le télétravail devient un critère décisif en matière d’attractivité-employeur
  • Baisse des prix des loyers dans l’immobilier de bureaux (au profit du résidentiel) liée à une baisse de la demande
  • Besoin en formation des managers clairement identifié et réinvention des modalités d’interactions entre managers et managés au cœur des réflexions
  • Les télétravailleurs alertent sur l’isolement et l’impact psychologique du télétravail
  • Les employés qualifiés et hautement qualifiés sont plus majoritairement concernés par le télétravail. Ils sont en moyenne 34 % plus efficaces qu’en présentiel, ce qui conduira dans les années à venir à une augmentation de leur salaire. Un creusement des inégalités de revenus est à prévoir
  • De nombreuses entreprises sont en phase de réflexion pour repenser l’expérience qu’elles proposent au bureau
  • Le télétravail bénéficie à l’écologie avec une baisse de CO², une réduction des déplacements de 70 % et des distances parcourues (40 %).

 

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