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Covid-19 : Construire un Plan de Continuité / Reprise d’Activité (PCA-PRA)

5 mai 2020

EuraTech

Utilisé dans le monde de l’IT comme plan de sauvegarde d’accès aux systèmes d’information en cas de sinistre, le PCA ou Plan de Continuité d’Activité est devenu pendant la période de la crise sanitaire un document utile aux entreprises afin de garantir le respect des mesures de sécurité prises dans ce contexte et pour assurer une communication efficace entre la direction et les collaborateurs. Il peut être associé à un PRA (plan de reprise d’activité) qui établit un protocole de retour au travail au moment du déconfinement. Nous vous proposons un article « fiche pratique » afin de vous donner quelques pistes pour établir vos propres PCA / PRA et les retours d’expérience de trois entreprises de l’écosystème passées par là ces jours-ci : Saveur-Bière, DSD System et Drawer.

Retour d’expérience de trois entrepreneurs

En période de catastrophe sanitaire, les équipes d’EuraTechnologies ont proposé aux entrepreneurs de l’écosystème un workshop dédié à la réalisation d’un PCA-PRA et de répondre à leurs éventuelles questions liées à la poursuite de leurs activités et par la suite, à leur sortie de confinement.

Trois chefs d’entreprises de l’écosystème nous ont fait part à cette occasion des solutions qu’ils ont mises en place pour face à la crise :

 

Pour Bernard Decoster (DSDSystem), éditeur de logiciels de maintenance assistée par ordinateur (GMAO / QHSE), un PCA était préexistant à la crise sanitaire. De quoi gagner un temps précieux, en atteste son dirigeant : « Nous avons rapidement mis en place le télétravail pour toutes nos équipes grâce à des ordinateurs portables à domicile équipés de VPN. Comme nous avions déjà un PCA de prêt, nous avons seulement eu à appliquer le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)« .

Pour Guillaume Spriet, gérant et cofondateur de la société Drawer (vente d’objets de décoration sur Internet), l’anticipation a été salvatrice, à l’instar de DSDSystem : « Le lundi, avant l’annonce du confinement, toutes nos équipes étaient déjà en télétravail. Nous avions vu les choses venir grâce à nos nombreuses connexions et expériences avec la Chine, mais malgré cela, au début de la crise, nous avons subi une baisse de 70 à 80 % de notre chiffre d’affaires de l’an passé. Nous avons du adapter notre logistique dans un contexte où un tiers du territoire français n’était plus desservi par notre prestataire de livraison. Nous avons établi un « worst-case scenario » avec BPIFrance et obtenu un PGE (Prêt Garanti par l’Etat) auprès de notre banque. Notre C.A est revenu au bout de 15 jours avec une rehausse du taux de transformation. Les gens ont réalisé qu’en restant autant chez eux, ils auraient besoin de mobilier, canapé, bureaux bien aménagés, etc. Nous avons mis en place une F.A.Q (Foire aux Questions), l’équipe est opérationnelle et l’activité fonctionne très bien à distance » apprécie t-il.

Lire aussi : COVID-19 : Guide des liens utiles pour les entrepreneurs

Le très local Saveur-Bière (Interdrinks), marketplace de bières opéré par son CEO Julien Lemarchand et établi dans la région depuis près de 13 ans s’est fait quelques frayeurs en début de crise. Pour cette entreprise de 110 collaborateurs, c’est le choc malgré les précautions prises : « On a senti le truc arriver au tout début et on a confiné de fait nos équipes avant que l’annonce du gouvernement soit officielle. Nous avons assisté à un effet de tendance inversé puisque nous avons reçu un énorme pic de commandes et triplé notre volume de ventes… Souci : en une semaine, j’ai perdu 80% de mes effectifs, Saveur-Bière est passé de 110 personnes à 15. La question s’est même posée d’arrêter ou non ma boîte ! »

Heureusement, l’effet « syncope » passe vite et le chef d’entreprise trouve des solutions avec son équipe : »Nous avons mis en place dans nos locaux une « safe place » avec prise de température systématique, un parcours fléché, des documents, désigné des capitaines chargés de faire respecter les gestes barrière…« . Les équipes reviennent partiellement sur le terrain grâce à cette mise en place et les commandes des clients recommencent à pouvoir être honorées.

PCA : Comment et pourquoi le rédiger ?

Traditionnellement, le PCA est rédigé par les services IT en prévention d’un sinistre afin d’assurer la sauvegarde des données et la pérennité de l’accès aux systèmes d’information. Il s’agit cette fois d’adapter le canevas pour faire face à l’interruption de service très spécifique générée par la pandémie mondiale intervenue cette année et à ses répercussions sur l’organisation des entreprises. Dans une temporalité où le numérique impacte désormais toutes les fonctions de l’entreprise (SI, supply chain, comptabilité, sûreté des infrastructures physiques et techniques, etc), établir un PCA structurant et évolutif, prenant en compte les changements qui peuvent intervenir à chaque nouvelle étape d’une « crise » (journée, semaine, mois) est une option sécurisante pour le futur.

Rédiger un PCA vous garantira d’anticiper vos risques de vulnérabilité, de plus en plus fréquents et difficiles à prévoir dans un monde toujours plus incertain, volatil, complexe et ambigu (ou « VUCA » en anglais et dans le vocabulaire militaire). En toile de fond, votre objectif est de limiter votre perte de chiffre d’affaires en cas de problème grave et d’accroître la résilience de votre entreprise pour surmonter un épisode difficile avec un maximum d’outils de « survie » en main. C’est un projet structurant qui doit faire l’objet d’une réflexion profonde et qui nécessite le plein investissement de la direction en ce sens. Avant de démarrer, il faut se poser une première question :

  • De quelle manière et avec quelles ressources allez-vous poursuivre vos activités ?

Quoiqu’il arrive, ce PCA doit être le vôtre. Malgré la disponibilité de nombreux modèles en ligne, il est impossible de substituer le plan que vous rédigerez pour vos besoins propres à un modèle pré-établi.  Votre PCA devra intégrer les données suivantes :

  1. Le contexte et le périmètre de votre plan de continuité d’activité
  2. Les risques retenus comme les plus graves (« worst-case scenario« )
  3. Votre stratégie de continuité d’activité
  4. Le rôle des responsables/référents que vous allez désigner pour encadrer l’exécution du PCA
  5. Un PRA (plan de reprise de l’activité)
  6. Une stratégie de communication interne et externe (collaborateurs, partenaires, prospects…),
  7. La maintenance opérationnelle du plan et son adaptation aux différentes variables qui adviendront

Vous pouvez toutefois vous appuyer sur quelques outils pour établir votre PCA :

Fiche pratique issue du site du gouvernement québécois pour établir un PCA

Kit PCA à l’usage du chef d’entreprise en cas de crise majeure (fourni par la DGE et la CGPME)

Vidéo YouTube pour construire son PCA / PRA

Mettre en place vos PCA/PRA

Une fois que vous aurez identifié les moyens à mettre en place pour assurer la continuité de vos activités, il faudra vous assurer de votre capacité de mise en oeuvre du planl’améliorer en continu en parallèle de son déploiement et vérifier régulièrement son efficacité – et, en cas d’inefficacité, le modifier.

Vos PCA/PRA doivent être élaborés suite à une consultation globale avec vos partenaires, investisseurs et autres maillons de la chaîne « clé » pour le bon fonctionnement de votre business afin de montrer que votre entreprise s’est organisée pour faire face et conserver leur confiance.

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